Cómo tener una cuenta de email profesional

La tecnología del correo electrónico se ha convertido en el pilar básico de todos los servicios por internet, no siendo exclusivo para el uso clásico de envío de correos electrónicos, sino que tiene numerosas y variadas funciones.

El correo electrónico tiene una larga trayectoria, siendo uno de los primeros servicios desde la aparición de internet. De todos modos, no se ha mantenido inmutable, ya que se han ido adicionando determinadas funciones que lo amplían en muchos aspectos, pero lo más importante es el rol social que se le atribuye hoy en día.

Incursionando en este tema, las cuentas de correo electrónico son parte integral de la vida de las personas, formando parte del conjunto de datos personales de cada individuo. Incluso sucede que hay más cuentas de correo electrónico que personas, ya que algunos poseen más de una cuenta para suplir diferentes propósitos. En resumen, algunas funciones del correo electrónico son:

• Verificación de identidad
• Confianza profesional
• Intercambio corporativo
• Comunicación interna

De esta forma, las personas hemos aprendido a guiarnos por ciertos factores, dando incluso un voto de confianza extra dependiendo de la dirección que se nos proporcione y así, diferenciando de cuentas de profesionales y cuentas personales.

Las cuentas profesionales están asociadas generalmente a dominios de corporaciones y universidades para mejorar la comunicación interna. Este método resulta muy útil para verificar la identidad y la confiabilidad de la persona con la que se está estableciendo contacto.

Esto sucede en principio, porque solo los integrantes verificados de estas organizaciones tienen cuentas de correo con el dominio corporativo, mientras que cualquiera puede crearse una cuenta con proveedores gratuitos como Gmail, Outlook o Yahoo! Mail. Por esta razón te contamos como crear una cuenta profesional para generar confianza entre los clientes.

Paso 1º: Contratar un nombre de dominio web

Esta es la clave de la confianza entre los clientes, puesto que es el elemento que se muestra después del carácter: @, y así, se desvincula de los proveedores gratuitos al menos en lo que apariencia respecta. Por ejemplo: consultas@tunombrededominio.com en vez de: consultas@gmail.com.

Deberás elegir muy bien este elemento para no generar más desconfianza de la que podrías con el proveedor gratuito, por lo que deberás seguir estas recomendaciones generales:

• Elegir la extensión correspondiente al tipo de negocio:

La extensión se refiere a la palabra final después del punto como pueden ser: .com, .net, .org, .info, .xyz, .io, entre otras más. Lo importante es que no elijas extensiones que no se correspondan porque generan mayor desconfianza. Por ejemplo, no elijas .net si tu empresa no está relacionada con la provisión de servicios de internet.

• Usar nombres de dominio cortos:

Disminuye la probabilidad de que el usuario cometa errores al escribirlo y por consiguiente que no le lleguen los mensajes a su casilla.

• Evitar las ambigüedades:

Si bien es importante mantenerlo lo más corto posible, debe hacerse un equilibrio para no ser ambiguo ya que existen muchas empresas cuyo nombre es idéntico. Para esos casos conviene agregar alguna palabra que le añada especificidad.

Una vez contratado este servicio, podremos agregar todas las direcciones de correo electrónico que queramos bajo la órbita de este, puesto que todos tendrán el mismo dominio. Así, puedes tener una dirección distinta en función de lo que más te convenga, por ejemplo:

• clientes@miempresa.com
• ventas@miempresa.com
• reclamos@miempresa.com

Paso 2º: Elegir el proveedor de correo electrónico

Si bien ya disponemos de un dominio web, este solo nos da la posibilidad de tener una dirección de correo electrónico, pero no así la casilla que recibirá y gestionará todos los correos entrantes y salientes.

En esta etapa, debemos elegir el proveedor que más se ajuste a nuestras necesidades, de los cuales hay muchos y con diferentes características, pero te listamos los mejores y más populares:

• Gmail para empresas:

Es el tradicional Gmail de siempre, pero con funciones adicionales según el plan contratado que empiezan desde los 5 dólares por usuario y por mes. Te permite tener un dominio propio diferente de gmail.com, a diferencia de la versión gratuita de este.

• Zoho mail:

Uno de los mejores para empresas pequeñas y medianas ya que dispone de un plan gratuito de hasta 25 usuarios con 5GB por cada uno, y lo mejor de todo es que está libre de publicidad por lo que es un servicio bastante completo. Adiciona numerosas aplicaciones en línea que lo convierten en un completo CRM.

• Bitrix24:

Es mucho más que una cuenta de email ya que es un completo sistema empresarial integrado y CRM con el que podrás gestionarlo todo sobre tu organización y equipos de trabajo. Permite agregar un dominio propio para crear casillas de correo electrónico. Tiene un plan gratuito de hasta 12 usuarios y 5GB.

• Microsoft Exchange:

Es la versión de Outlook para clientes corporativos dentro de un plan de Office 365 o como plan independiente. Te permitirá configurar tu dominio propio para crear cuentas de correo electrónico.

Paso 3º: Vincular la casilla con el dominio propio

En general, la forma de vincular estos elementos depende del proveedor de la cuenta de correo electrónico, por lo que tendrás que seguir sus pasos e instrucciones al pie de la letra.

Observarás que resulta bastante sencillo crear una solución de correo personalizada, por lo que la recomendación es siempre que lo hagas tanto si eres un profesional independiente o eres parte de un negocio o proyecto, en ambos casos las apariencias en internet son de extrema importancia, y puede significar la diferencia entre un negocio exitoso o el fracaso mismo.